J’ai découvert Airtable en septembre et le concept m’a tout de suite plu. Avec Airtable, la création de bases de données est rendue accessible à tous, avec en plus une interface vraiment user-friendly et de multiples options de personnalisation. J’ai donc commencé à tester cet outil dans le cadre de divers projet : gestion de projet, planning éditorial, goal tracking et en tant que CRM. En effet, je cherchais depuis quelques temps une alternative simple aux feuilles de calcul Google Spreadsheet qui me servaient de CRM. J’ai trouvé la solution avec Airtable. Dans cet article, je vous montre comment créer un CRM simple pour freelances grâce à cet outil.
Qu’est-ce que Airtable ?
Airtable est un outil de productivité qui rend accessible la création de bases de données à tous et de façon intuitive. Un compte Airtable est composé de workspaces où vous pouvez avoir plusieurs bases (de données). C’est un mix entre une base de données, une feuille de calcul, un kanban (type Trello) et un calendrier. Selon les utilisations qu’on veut en faire.
Airtable propose une version gratuite et plusieurs payantes. Avec la version gratuite, vous pouvez avoir :
- un nombre illimité de bases de données
- jusqu’à 1200 enregistrements au total
- jusqu’à 2GB de fichiers attachés par base
- 2 semaines d’historique de modifications
- de multiples types de champs enrichis (checkboxes, fichiers, etc.)
- utiliser les 5 vues différentes : grille, calendrier, formulaire, kanban et gallerie
- collaborer en temps réel et commenter des bases
- accès à un support basique par email
- accès depuis l’application web et mobile
C’est déjà pas mal ! La version payante peut cependant être intéressante notamment pour avoir accès aux Blocks, des applications complémentaires qui peuvent être utilisées directement dans Airtable.
Comme dans une base de données, vous pouvez facilement lier plusieurs tables entre elles dans Airtable. Et ainsi organiser une multitude d’informations !
Comment utiliser Airtable en tant que CRM ?
Suite à l’intensification de mon activité de consultante webmarketing freelance ces derniers mois, je recherchais une solution me permettant d’organiser mes missions, prospects, clients, contacts… Lorsque j’ai découvert Airtable, j’ai de suite apprécié l’utilisation intuitive de l’outil et ses possibilités pour créer un CRM simple mais bien organisé et utile.
Voici les cinq bases de données liées entre elles que j’ai créé pour mon CRM Airtable :
- Missions : les missions effectuées, en cours, en discussion
- Entreprises : les entreprises avec lesquelles je suis ou ai été en contact
- Contacts : les professionnels avec lesquels je suis ou ai été en contact
- Interactions : les interactions avec des prospects et les interactions importantes avec des clients
- Paiements : j’ai rajouté cet onglet pour suivre les paiements liés aux différentes missions et ma rentabilité
Rentrons un peu plus dans les détails.
Missions
Dans le premier onglet sont regroupées mes missions (en discussion, effectuées ou en cours). Pour chaque mission, différents indicateurs sont renseignés : statut, priorité, valeur estimée, levier, type de prestation, mission long-terme, entreprise (liaison avec la table Entreprises), contact principal (liaison avec la table Contacts), dernière interaction (liaison avec la table Interactions), paiements (liaison avec la table Paiements), documents (devis, factures…) et notes.
Les missions sont groupées par statut afin d’avoir rapidement une vue d’ensemble.
La vue kanban me permet également d’avoir une vue d’ensemble sur l’évolution de mes missions :
Entreprises
Dans l’onglet Entreprises, je renseigne les entreprises avec lesquelles je suis en contact ainsi que leurs coordonnées (pour réaliser plus rapidement factures et devis).
Contacts
L’onglet Contacts regroupe toutes les personnes avec qui je suis en contact dans le cadre de mon activité de consultante webmarketing, ainsi que leur position dans l’entreprise et leurs coordonnées.
Interactions
Dans l’onglet Interactions, je renseigne mes interactions avec clients et prospects, notamment les interactions principales.
Paiements
Enfin, l’onglet Paiements me permet de voir quelles missions ont été réglées, à quelle date et d’avoir un aperçu de mes revenus mois par mois.
Conclusion
Si vous êtes vous aussi à la recherche d’un outil simple et facile d’utilisation pour organiser vos données missions, prospects/clients et paiements, jetez un oeil à Airtable. Cet outil vous permettra d’aller bien plus loin qu’une simple feuille de calcul et de créer vous-mêmes un CRM simple pour freelances.
Sinon, vous utilisez quoi comme CRM ?
Pour découvrir les outils de productivité et de marketing digital que j’utilise au quotidien, consultez ma liste de ressources web marketing.
Consultante webmarketing experte Google Ads / Facebook Ads / LinkedIn Ads | Créatrice des Optis Google Ads | Blogueuse depuis 2016 sur La tech dans les étoiles.